Gebruikersvoorwaarden en privacyverklaring
Publicatiedatum: 07/02/2024
1. Algemeen
Het aanmeldingssysteem is een digitale toepassing die het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) liet ontwikkelen en ter beschikking stelt van initiatiefnemers voor het aanmelden van leerlingen voorafgaand aan hun inschrijving in een school. Het aanmeldingssysteem zal de voorkeuren van leerlingen voorafgaand aan het inschrijven registreren.
De initiatiefnemer van de aanmelding zal het aanmeldingssysteem zelf instellen en beheren. De initiatiefnemer zal worden aangeduid door de deelnemende schoolbesturen.
Het doel van het aanmeldingssysteem is om elk kind toe te wijzen aan de school van zijn/haar hoogste keuze waarvoor het kind (door het aanmeldingssysteem) gunstig geordend is.
Na afsluit van de aanmeldingsperiode krijgt de aanmelder een e-mail met het resultaat van de aanmelding, op basis waarvan ze het kind kunnen inschrijven tijdens de inschrijvingsperiode voor aangemelde kinderen.
Indien de aanmelder geen e-mailadres opgeeft, dan ontvangt de aanmelder een bericht via de post.
AGODI en de schoolbesturen raden de gebruiker aan om deze gebruiksvoorwaarden en het toepasselijke beleid op vlak van gegevensverwerking en gegevensbescherming aandachtig te lezen vooraleer het gebruik van de toepassing verder te zetten.
2. Gebruikersvoorwaarden
De gebruiker van het aanmeldingssysteem aanvaardt automatisch, onherroepelijk en onvoorwaardelijk deze gebruiksvoorwaarden, evenals het beleid op vlak van gegevensverwerking en gegevensbescherming.
Bekwaamheid van gebruiker en ouderlijk gezag
Door het aanmeldingssysteem te gebruiken, verklaart de gebruiker dat hij/zij, conform het Belgisch burgerlijk recht, bekwaam is om zijn/haar rechten uit te oefenen of – indien minderjarig – dat hij/zij voorafgaande geldige toestemming heeft verkregen van ouder(s) of wettelijke vertegenwoordigers om gebonden te zijn aan deze gebruiks- en privacy voorwaarden.
De beslissingen over een minderjarige worden steeds genomen door de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen (zie omzendbrief betreffende ouderlijk gezag in het onderwijs met nummer NO/2005/01[1]). Wanneer iemand een minderjarige wil aanmelden, heeft deze persoon steeds toestemming nodig van degene die het ouderlijk gezag uitoefent.
Oneigenlijk gebruik en juistheid van de gegevens
De
gebruiker is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die
geregistreerd worden in het aanmeldingssysteem.
De gebruiker maakt geen oneigenlijk gebruik van het aanmeldingssysteem. Onder oneigenlijk gebruik wordt onder andere verstaan:
- het
gebruik van het aanmeldingssysteem volgens hem/haar niet toegekende
rechten;
- het
opzettelijk invoeren van foutieve gegevens - De persoon die het ouderlijk gezag
uitoefent is verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van de
gevraagde gegevens in de applicatie. Wanneer nadien blijkt dat een leerling een
toewijzing heeft gekregen op basis van verkeerde of onvolledige informatie, kan
de leerling zijn recht op inschrijving verliezen
- het meermaals aanmelden van een leerling
- het ongeoorloofd verspreiden van gegevens van andere gebruikers.
Bij oneigenlijk gebruik zullen de nodige juridische stappen worden ondernomen.
Aanmelden via de toepassing en geheimhouding van aanmeldgegevens
Aanmelden gebeurt bij voorkeur via het toegangsbeheer van de Vlaamse Overheid. Maar het is ook mogelijk om aan te loggen via gebruikersnaam en paswoord.
Elke gebruiker dient zorgvuldig om te gaan met zijn gebruikersnaam en paswoord en is tot geheimhouding ervan gehouden. Indien een gebruiker kennis heeft van verlies van een gebruikersnaam of paswoord of van elk ongeoorloofd gebruik door derden van een gebruikersnaam of paswoord, of een dergelijk verlies of ongeoorloofd gebruik vermoedt, neemt hij onmiddellijk alle nodige maatregelen.
Elke gebruiker blijft aansprakelijk voor alle, rechtstreekse of onrechtstreekse, schade ontstaan door het, al dan niet geoorloofd, gebruik van zijn gebruikersnaam of paswoord dat heeft plaatsgevonden vóór het tijdstip waarop de gebruikersnaam en het paswoord geïnactiveerd werden.
Kosten voor gebruik van het systeem
Voor het gebruik van het aanmeldingssysteem is de
gebruiker op geen enkel moment een vergoeding verschuldigd.
2. Meer info nodig?
Bij vragen over (het gebruik van) de toepassing kan de gebruiker terecht bij het secretariaat van de school van voorkeur of bij de helpdesk via het aanvraagformulier op www.harelbeke.be/onderwijs.
Een klacht?
Voor klachten en vaststellingen over technische fouten en zuiver materiële vergissingen voor of na de definitieve toewijzingen kan de gebruiker contact opnemen met de ombudsdienst inschrijvingen via onderwijs@harelbeke.be.
Daarnaast kan de gebruiker en andere belanghebbenden een klacht indienen bij de Commissie inzake Leerlingenrechten bij niet akkoord van een weigering op basis van bereikte capaciteit.
Privacyverklaring
In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken wanneer u gebruik maakt van de toepassing.
We nemen uw rechten bij gegevensverwerking ernstig en verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen zoals die zijn voorgeschreven door de AVG, desgevallend aangevuld door federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring trachten we uw vragen met betrekking tot de gegevensverwerking in het kader van het aanmeldingssysteem te beantwoorden.
Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
AGODI en de schoolbesturen treden op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Ieders verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een onderlinge overeenkomst. De gegevens worden verwerkt op basis van het algemeen belang dat aan de verantwoordelijken is opgedragen.
FrontForce NV is verwerker voor AGODI die instaat voor ontwikkeling, beheer en onderhoud van het systeem en de software.
Welke gegevens verwerken we over u en waarom?
In het aanmeldingssysteem verwerken we uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.
Hieronder vindt u een opsomming van de categorieën van persoonsgegevens die we verwerken per categorie van betrokkenen en waarom we deze verwerken:
De ouder:
· Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
· Contactgegevens: nodig om contact op te nemen in geval van vragen bij het aanmeldingsdossier, nodig om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.
· Gegevens met betrekking tot voorrang (vb. kind van personeel): nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken.
Leerling die wenst aan te melden:
· Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
· Aanmeldingsgegevens zoals keuze school, gegevens m.b.t. voorrang, bewijsstukken m.b.t. voorrang, gegevens voor ordening: nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken.
· Resultaat van rangordemotor (toewijzingslijst, toewijzingsbericht, weigeringsdocument): nodig om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.
· Inschrijvingsstatus van de leerling: nodig om een actueel zicht te hebben op het aantal geweigerde leerlingen binnen het aanmeldingsinitiatief met het oog op eventuele uitbreidingen van capaciteit. Nodig om ouders een actueel zicht te bieden op de plaats van hun kind op de weigeringslijst.
Andere personen die betrokken zijn bij de aanmeldingen zoals initiatiefnemer, schoolmedewerker, helpdeskmedewerker, additionele personen die de ouder toevoegt:
· Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
Alle
gegevens kunnen ook gebruikt worden in het kader van evaluatie en monitoring
van het aanmeldingssysteem.
Foute gegevens
Het kan zijn dat de informatie die u terugvindt in het aanmeldingsportaal onjuist, verouderd of onvolledig is.
De aanmelder of enig ander persoon met toegang tot het dossier kan tijdens de ‘Aanmeldingsperiode’ zijn aanmeldingen wijzigen (vb. een extra school toevoegen, verwijderen of de volgorde veranderen), bijkomende personen toevoegen of andere gegevens aanpassen. Van elke wijziging in het dossier krijgt de aanmelder een bericht via e-mail.
Cookies
We verwerken bij het gebruik van het aanmeldingssysteem ook gegevens door middel van cookies. Cookies zijn kleine gegevens- of tekstbestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden geïnstalleerd wanneer u een website bezoekt of een (mobiele) toepassing gebruikt. De cookies die gebruikt worden, zorgen voor een optimale werking van de website of toepassing en worden niet gebruikt voor andere doeleinden.
Hieronder vindt u een overzicht van de cookies die gebruikt worden binnen het aanmeldingssysteem.
1. Authenticatie cookies
Naam: OP_Token, CA_Token, Verifier_code
Doel: Deze cookies optimaliseren het authenticatieverkeer over de verschillende servers van het aanmeldportaal. HEt systeem gebruikt deze cookies om de gebruiker bij verschillende servers te kunnen authenticeren.
Type: Cookie
Domein: harelbekebao.aanmelden.vlaanderen
Verwerker: AGODI
Geldigheid: Sessie
Naam: Vo-taalkeuze, VOGTIANONUSER
Doel: Deze cookies zijn afkomstig van het Vlaamse toegangsbeheer (ACM/IDM)
Type: Cookie
Domein: .vlaanderen.be
Geldigheid: 1 maand
2.
Technische Dotnet Cookies
Naam: .OPSession, .SPSession, .AspNetCore.Antiforgery.xxxx
Doel: Dit zijn standaard sessie-gebaseerde cookies van Microsoft dotnet om de veiligheid te garanderen en de correcte browser/eigenaar te kunnen verifiëren.
Type: Cookie
Domein: harelbekebao.aanmelden.vlaanderen, scholenportaal.aanmelden.vlaanderen
Verwerker: AGODI
Geldigheid: sessie
Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. De persoonsgegevens worden maximaal twee jaar na de aanmelding bewaard. Deze termijn is nodig voor het ordenen, toewijzen en opvolgen van de inschrijving. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.
Wie kan uw persoonsgegevens zien?
Er zijn verschillende rollen binnen de applicatie die verschillende rechten hebben wat betreft toegang tot de persoonsgegevens. Hieronder overlopen hoe de rollen worden toegekend en welke rechten ze uitoefenen.
Beheerder
· Wie? Alle scholen van het samenwerkingsverband duiden één of enkele personen aan die de centrale opvolging van het aanmeldsysteem op zich neemt.
· Toegang? Een beheerder kan alle leerlingendossiers inzien en heeft ook toegang tot het digitale logboek.
Helpdeskmedewerker
· Wie? De helpdeskmedewerker wordt aangeduid door de beheerder.
· Toegang? Een helpdeskmedewerker kan alle leerlingendossiers inzien om vragen van gebruikers bij de aanmelding te kunnen beantwoorden. Het is ook mogelijk dat de helpdeskmedewerker een controle uitvoert op de gegevens mbt de voorrang.
Medewerker van een school
· Wie? De medewerker van een school wordt aangeduid door de directeur van een school.
· Toegang? De medewerker kan een eventuele controle uitoefenen op de voorrang broer/zus en/of voorrang voor kinderen van personeel. De medewerker heeft toegang tot de toewijzingslijst op het niveau van de vestigingsplaats van de eigen school met het oog op de verdere inschrijving in de school.
De medewerker ziet niet voor welke andere scholen de leerling zich aanmeldde en welke voorkeurorde.
Directeur van een school
· Toegang? De directeur kan zien wie beheerder is voor het samenwerkingsverband waar ze deel van uitmaken en kan een medewerker van de school aanduiden. Deze rol heeft geen toegang tot leerlingengegevens.
Applicatiebeheerder AGODI
· Toegang? Deze rol maakt een nieuw samenwerkingsverband aan en voegt de betrokken scholen toe.
De applicatiebeheerder kan enkel de beheerder(s) per samenwerkingsverband zien, geeft feedback over de kwaliteit aan het aanmeldingsinitiatief en heeft geen toegang tot leerlingengegevens.
Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle uit. We sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst af in overeenstemming met artikel 28 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Indien deze gegevens gedeeld worden met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018. Afgesloten protocollen zullen via deze privacyverklaring worden gepubliceerd.
Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
We nemen de passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te vermijden. Dit omvat minstens volgende beveiligingsmaatregelen: sterk uitgebouwd rollen en rechtenbeheer achter ACM/IDM die de toegang tot de gegevens tot een minimum beperkt, logging, encryptie, performance testen, pentesten, beveiliging van de netwerkinfrastructuur, fysieke beveiliging van het datacenter.
Wat zijn uw rechten?
U hebt verschillende rechten bij de verwerking van persoonsgegevens, met name:
· het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
· het recht op verbetering van uw persoonsgegevens;
· het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;
· het recht om uw toestemming in te trekken en het recht om u te verzetten tegen een verwerking.
Elk verzoek dient u te richten naar de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure. Dit kan per e-mail naar onderwijs@harelbeke.be. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.
In het beginsel heeft u het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of dat de betrokkene in aanmerkelijke mate treft. Het toewijzen van de leerlingen door de ROM is een soort van geautomatiseerde besluitvorming die wel is toegestaan omwille van de decretale bepaling.
Klachten
Als
u het niet eens bent met de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u
verschillende acties ondernemen. U kunt hierover de initiatiefnemer aanspreken
via onderwijs@harelbeke.be. Daarnaast kunt u ook steeds
een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse
Toezichtcommissie.
Algemene informatie
We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via het aanmeldingsportaal.
Contactgegevens
Het
Agentschap voor Onderwijsdiensten (‘AGODI’),
ingeschreven in het KBO met nummer 0316.380.841 en met vestigingsnummer
2.199.317.226 waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Koning Albert II
laan 15, 1210 Sint-Joost-ten-Node
Contactpersoon van het aanmeldingsinitiatief: Karolien Deschildre
Aangeduid door volgende schoolbesturen:
- Schoolbestuur GO! Scholengroep 26, Mandel & Leie scholengemeenschap Kortrijk Menen, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0850037526 waarvan de administratieve zetel zich bevindt in de Hugo Verrieststraat 68, 8800 Roeselare.
- Schoolbestuur Gemeentebestuur van Harelbeke, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0207492502 waarvan de administratieve zetel zich bevindt in de Marktstraat 29, 8530 Harelbeke.
- Schoolbestuur vzw Katholiek Basisonderwijs Harelbeke, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0445115974 waarvan de administratieve zetel zich bevindt in de Tuinstraat 20, 8530 Harelbeke.